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不要等到3.15之后才想起开会,高效会议有讲究!

发布时间:2016-03-16 13:09:04    作者:诸葛瑾    来源:263云通信
摘要:虽然我们都知道时间的供给是没有弹性的,而且也没有替代品,但我们最不擅长的还是管理自己的时间,并进行合理安排。

3.15消费者权益日晚会一过,几家欢喜几家愁,不知有多少人忘记给央X续费,导致连夜加班开会,争分夺秒做公关,引导舆论,真是苦了公关汪。这个时候一场高效的会议就显得十分重要,但要开好一场高效的会议并不是那么简单,虽然我们都知道时间的供给是没有弹性的,而且也没有替代品,但我们最不擅长的还是管理自己的时间,并进行合理安排。

据统计,有30%的职场人士认为他们参加的会议毫无意义,28.2%的人每天要参加1到5个小时不等的会议。可见,高效会议的重要性,不妨先来看看国外一些CEO的开会理念。

1、国外CEO们的会议理念

一名匿名的特斯拉员工这样形容与CEO马斯克会面的:“当我们和他见面的时候,我们都做好了准备。因为如果你没有,他会让你意识到这点。如果他问了个非常合理的跟进问题而你没法回答,小心死得很难看,所以,员工开会前应该做好充分准备。”

据《财富》杂志报道,Facebook首席运营官雪莉·桑德伯格会随着会议进程一项项划掉已经讨论过的事项,如果一页纸上写的所有要点都讨论过了,她就把那一页撕掉,翻到下一页,她喜欢严格遵守会议议程。

在 “亚马逊领导守则”中有这么一条:“领导有义务在有不同观点时礼貌地挑战他人的观点,即使这样做令人不快或非常累。领导需要坚定不拔,绝不为了社交凝聚力妥协。一旦作出决定,他们就应该全情投入。”CEO杰夫·贝索斯认为开会就是要争论。

据管理学专家Peter Drucker指出,通用汽车CEO斯隆在正式会议中甚少发言,通常只在会上简要地宣布会议目的,然后就听别人讲话;会后,他会给员工发送跟进备忘录,提出行动计划。

在Evernote(印象笔记),每场会议上都会出现一个与会议不相干的员工,这是公司故意为之。CEO利宾解释说:“他们参加会议是为了消化吸收讨论内容。他们不仅仅只是观众,他们也要说话提问;开会也是培养员工的好机会。”

可见,CEO们开会都喜欢会前充分准备,制定会议日程,会上倾听讨论,会后跟进落实,甚至把开会作为培养员工的途径。

2、高效会议三部曲

一、确定主题,定好议程,做好准备

会议要明确主题,并事先通知与会人员;会前,把议程材料提前发给与会人员,强调需要重点讨论的部分,如有必要可提前沟通,避免会上论而无果;并做好会议辅助设施的准备。

二、主持开场,讨论记录,解决问题

主持人就会议纪律做声明,介绍会议流程,强调会议目的,主持发言开展讨论,并就达成的决议做好记录,并当众宣读确认,没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

三、会后跟踪,监督执行,实时反馈

会议进入结束流程后,需要对会议达成的决议进行宣布确认;会后,对讨论形成的解决方案要有跟踪,跟进执行情况,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能落实。

当然,如果是跨地域性会议,选择靠谱的电话或者视频会议产品显得十分重要,比如263的电话会议和视频会议产品等,要不然一个重要会议可能就因为一个工具毁了,得不偿失。

3、最后的建议

我们都经历过冗长无聊甚至跑题的会议,更别说像3.15这样的日子,所以有效控制会议时间也是很重要的,如果你想让有效的时间产出价值最大化,还可以参考三星的开会法则:凡是会议,必有准备;凡是会议,必有主题;凡是会议,必有纪律;凡是会议,必有议程;凡是会议,必有结果;凡是开会,必有训练;凡是开会,必须守时;凡是开会,必有记录;凡是散会,必有事后追踪。


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